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par Laetitia GETTLIFFE, CEO & Fondatrice de Skill Connection

Je pars d’un constat très concret : pour cartographier une gouvernance (pilier RSE), beaucoup d’organisations créent chaque année un nouveau fichier Excel avec la liste des membres. C’est propre… la première année. Puis on duplique, on renomme (Gouvernance_2024_final_def_v3.xlsx), on recolle des colonnes, on perd l’historique et on multiplie les versions. Résultat : données éparpillées, pilotage difficile, stockage qui gonfle.

Ce que j’ai vu fonctionner, et que je vous propose : un seul tableau maître (la “base vivante”), et des vues par année, par commission ou par projet. Même outil, autre logique : on bascule le statut d’un membre (actif / non actif) au lieu de recréer un fichier. Double bénéfice :

1. Sobriété numérique (moins de fichiers, moins de doublons),
2. Pilotage renforcé (tout l’historique est au même endroit).

Le cœur du système : une base unique, des statuts, des dates

Dans une seule feuille “Base_membres”, créez des colonnes simples et normalisées :

• ID_membre (unique), Nom, Organisation, Rôle, Email
• Instance (CA, Bureau, Commission X…), Groupe_projet (optionnel)
• Date_début, Date_fin (si connue)
• Statut : Actif / Non actif
• (au besoin) Consentement_RGPD, Notes

Tout tient là. Pas de fichier par année. L’historique se lit avec Date_début / Date_fin et Statut.

Ensuite, créez des vues (nouvelles feuilles dans le même classeur) :

• “Gouvernance_Année” : filtre sur les membres Actifs au 01/01/AAAA.
• “Commissions” : une feuille par commission, filtrée automatiquement depuis la base.
• “Groupes_projet” : même logique, par groupe.
• “Présences” : feuille dédiée aux dates de réunion (voir plus bas).

Astuce : faites des listes déroulantes pour Statut, Instance, Commission, afin d’éviter les fautes de frappe. Ce n’est pas “technique”, c’est discipliné.

Le planning qui pilote vraiment : une feuille “Présences”

Plutôt que des convocations éparpillées, ajoutez une feuille “Présences” :

• Colonnes : Date_réunion, Instance/Commission, ID_membre, Présent·e ? (Oui / Non / Visioconf), Commentaire.
• Une vue calendrier (ou un simple tri par date) donne tout de suite la visibilité des présences/absences.
• Bonus : vous pouvez croiser facilement : taux de présence par instance, par trimestre, par organisation.

Effet RSE : on ne duplique pas les fichiers de listes. On alimente une seule base et on lit des vues adaptées au besoin (pilotage, reporting, convocations, bilan annuel).

“Mais chaque année on nous demande un nouveau fichier !”

Très bien. Ne recréez pas la donnée : exportez une vue.

• Créez une feuille “Export_Annuel_2025” qui tire de la base les Actifs au 31/12/2025.
• Le fichier exporté devient un document d’échange (ou d’archivage), pas la source de vérité.
• La source reste la base unique. Toujours.

C’est la différence entre “produire des fichiers” et “piloter une donnée”.

Archiver sans empiler : un cycle simple

1. Tout au long de l’année : on édite la base (statuts, dates, nouvelles instances).
2. Fin d’année : on gèle une copie (“Archive_2025.pdf” ou “CSV”), pour trace réglementaire.
3. Nouvelle année : on continue avec la même base (les statuts évoluent).
4. Rétention : définissez une règle (ex. 5 ans pour les présences nominatives, 10 ans pour certaines instances selon vos statuts). Au-delà : anonymiser ou supprimer.

Vous limitez le stockage (RSE) et gardez la capacité de prouver (gouvernance).

Et quand une plateforme tombe ? (le cas réel)

Je peux partir de mon propre exemple : je conserve des rapports d’audits depuis le début de mon activité. On pourrait dire : “à quoi bon ?” Jusqu’au jour où une plateforme plante et que l’on me demande l’historique…
Double information, double stockage ? Pas très RSE, c’est vrai. Mais le vrai sujet, c’est la différence entre duplication et résilience.

• Duplication subie : versions multiples non maîtrisées, dispersées.
• Résilience choisie : une source + sauvegardes. On peut viser la règle simple 3–2–1 :
  • 3 copies (source + 2 sauvegardes),
  • sur 2 types de supports (cloud + disque externe chiffré),
  • dont 1 hors site.
• Optimiser la trace : pour les gros rapports, garder l’archive officielle + un résumé indexé (métadonnées essentielles). On évite les redondances “au cas où”.

Conclusion responsable : on assume le besoin de continuité (gouvernance = devoir de mémoire), sans basculer dans l’entrepôt infini. C’est une politique, pas un réflexe.

Pourquoi cette méthode est RSE (et utile)

• Sobriété : moins de fichiers, moins de poids, moins d’errance.
• Transparence : on sait où est la vérité (la base), qui la maintient, quand elle a été mise à jour.
• Pilotage : vues par année/instance/présence en un clic ; finies les reconstructions pénibles.
• Conformité : la rétention est posée, traçable, auditable.
• Inclusion : un fichier unique bien structuré, c’est aussi plus accessible (moins de complexité, moins d’erreurs).

Par où commencer (30 minutes, pas plus)

1. Ouvrez vos anciens fichiers de gouvernance (3–5 dernières années).
2. Collez toutes les lignes dans une base unique (mêmes colonnes, mêmes libellés).
3. Ajoutez Statut, Date_début, Date_fin, Instance, Commission.
4. Créez la feuille “Présences” avec les dates déjà fixées cette année.
5. Construisez vos vues : Gouvernance_Année, Commissions, Groupes_projet, Export_Annuel.
6. Décidez de votre règle de rétention (et notez-la en pied de fichier).
7. Protégez la base (droits d’édition) et partagez seulement les vues/export.

C’est pragmatique, immédiat, tenable. Et ça change la vie des équipes qui pilotent.